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Bestellwesen

Das Bestellsoftware ist eine komplette Software für den Einkauf und beinhaltet alle Funktionen zur Bearbeitung von Anforderungen, Anfragen, Angeboten, Bestellungen, Wareneingängen und der Rechnungsprüfung einschließlich der Übergabe an die Finanzbuchhaltung.

Anforderungen können mit Hilfe eines Internetbrowsers von den Fachabteilungen oder Niederlassungen an den Einkauf weitergeleitet werden. Die darin genannten Genehmiger erhalten automatisch eine E-Mail mit einem entsprechenden Hinweis.

Anfragen und Bestellungen können aufgrund von Anforderungen und Bestellvorschlägen ausgelöst und an beliebig viele Lieferanten per E-Mail oder Telefax versendet werden. Erfasste Angebote werden in einem Preisspiegel dargestellt, um den günstigsten Lieferanten ermitteln zu können.

Eingehende Lieferungen können mit Hilfe der Wareneingangserfassung geprüft und eingelagert werden. Über beanstandete Mengen können Retouren-Lieferscheine gedruckt werden. Die Rechnungsprüfung kann auf alle relevanten Daten des Einkaufs und des Wareneingangs zurückgreifen und die geprüften Daten an Ihre Finanzbuchhaltung übertragen.

Erledigte Anfragen und Bestellungen werden für spätere Abfragen in einer Bestellhistorie gespeichert.

Adressen und Ansprechpartner

Artikelgruppen

Artikel- und Materialstamm

Bezugsquellennachweis

Mit dieser Einkaufssoftware können Bezugsquellen - oder auch Artikel-Lieferantenbeziehung genannt - verwaltet werden. Im Bezugsquellennachweis können Sie für jeden Artikel beliebig viele Lieferanten mit Konditionen und Rabattstaffeln speichern.

Bei ausländischen Lieferanten wird die Fremdwährung in Ihre Hauswährung umgerechnet. Sobald eine Bestellung freigegeben wird, ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung erfasst wird, speichert die Software automatisch sämtliche Referenzdaten im Bezugsquellennachweis.

Anhand dieser Daten schlägt Ihnen die Software später geeignete Lieferanten vor.

Dokumentenverwaltung

Mit der integrierten Dokumentenverwaltung können Sie einem Artikel beliebige Dokumente (z.B. Fotos, EXCEL ®-Tabellen, PDF-Dateien oder WORD®-Dokumente) zuordnen und automatisch ausdrucken.

Genehmiger

In dieser Tabelle werden alle Personen mit ihren Kontaktdaten gespeichert, die eine Materialanforderung oder -bestellung genehmigen dürfen. Der Genehmiger muss bei einer Anforderung, Anfrage oder Bestellung zugeordnet werden und erhält automatisch eine E-Mail, wenn er als Genehmiger benannt wurde.

Projekte

Um Anfragen und Bestellungen für Projekte durchführen und auf Plausibilität prüfen zu können, ist die Software mit einer kleinen Projektverwaltung ausgestattet. Damit haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Projekte unter Verwendung einer bis zu 22stelligen Projektnummer zu verwalten. Für jedes Projekt können Kopfdaten und beliebig viele Aufgaben gespeichert werden.

Standardtexte

Mit diesem Programm können Sie Textbausteine in unterschiedlichen Sprachen für unterschiedliche Belegarten speichern, die Sie im Programm Verwalten Einkaufsbelege als Kopf- und/oder Fußtexte zuordnen können.

Verwalten Rahmenaufträge

Dieses Programm ermöglicht die Verwaltung von festgelegten Abrufmengen und Abrufterminen, die Sie mit dem Lieferanten für einen bestimmten Artikel und Zeitraum vereinbart haben. Ein Rahmenauftrag legt die Konditionen, Mengen und Abruftermine pro Lieferant und Artikel fest. Während der Laufzeit eines Rahmenvertrages können jedoch mehrere Abrufe definiert werden, die in einer Abrufhistorie dokumentiert werden.

Erfassen Anforderungen

Fachabteilungen oder Niederlassungen können über einen Windows-PC oder einen Internetbrowser Bedarfe an den Einkauf melden, der diese in Anfragen oder Bestellungen umwandelt.

Freigabe von Bestellvorschlägen aus der Lagerbestandsführung

Das Programm dient zur Korrektur und Freigabe von Bestellvorschlägen aus der Lagerbestandsführung.

Freigabe von Beschaffungsvorschlägen aus der Disposition

Mit diesem Programm können Sie Beschaffungsvorschläge aus der täglichen Materialbedarfsplanung in Anfragen und Bestellungen umwandeln. In einer Strukturanzeige werden Ihnen die Lieferanten angezeigt, für die Beschaffungsvorschläge vorliegen. Nach einem Doppelklick auf den Lieferantennamen erscheinen alle Beschaffungsvorschläge des Lieferanten. Sie können die vorgeschlagenen Bestellmengen korrigieren oder bestätigen, in dem Sie die Datensätze markieren und auf Bestellen klicken.

Beschaffungsvorschläge aus der Fertigung in Abrufe umwandeln

Vormerkungen in den Anfrage- und Bestellbestand übernehmen

Ermöglicht die Bedarfszusammenfassung vorgemerkter Anfragen und Bestellungen an einen Lieferanten.

Artikel anfragen oder bestellen

Nach Eingabe der Artikelnummer schlägt das Programm den günstigsten Lieferanten vor und ermöglicht Ihnen, den Artikel bei einem ausgewählten Lieferanten anzufragen oder zu bestellen.

Verwalten Anfragen, Bestellungen und Belastungsanzeigen

Drucken Anfragen, Bestellungen und Lieferanmahnungen

Versenden von Anfragen und Bestellungen

Erfassen Angebote

Dieses Programm ermöglicht die Erfassung der aufgrund von Anfragen eingegangenen Lieferanten-Angebote, um daraus später Bestellungen ableiten zu können. Alle erfassten Daten werden in den Kopf- und Positionsdaten der jeweiligen Anfrage und des Bezugsquellennachweises gespeichert. Durch die damit verbundene Statusänderung wird die Anfrage aus der Liste der unbeantworteten Anfragen entfernt.

Erfassen Auftragsbestätigungen

Dieses Programm ermöglicht die Erfassung der Lieferanten-Auftragsbestätigungen. Alle erfassten Daten werden in den Kopf- und Positionsdaten der jeweiligen Bestellung und des Bezugsquellennachweises gespeichert. Durch die damit verbundene Statusänderung wird die Bestellung aus der Liste der unbestätigten Bestellungen entfernt.

Bestellüberwachung

Erfassen Wareneingänge

Das Programm dient zur Erfassung der Wareneingänge und erleichtert Ihnen das Auffinden der Bestellungen über Suchbäume und Filter innerhalb der dargestellten Tabelle, falls die Angaben des Lieferanten auf dem Lieferschein unvollständig sind.

Rechnungsprüfung

Dieses Programm ermöglicht die Erfassung und Prüfung von Lieferanten-Rechnungen für
freigegebene Bestellungen.

Freigabe von Beistell- und Retourenlieferscheinen

Mit diesem Programm erstellen und bearbeiten Sie Beistell- und Retourenlieferscheine.

Unter Beistell-Lieferscheinen verstehen wir Lieferscheine, die Sie verwenden können, wenn Sie dem Lieferanten Material anliefern müssen, damit dieser Lieferant seine Leistung erbringen kann. Sie haben bei der Erstellung von Bestellungen bei jeder Bestellposition die Möglichkeit, diese als eine Position für den Beistell-Lieferschein zu markieren und dort Regeln zu definieren.

Retouren-Lieferscheine werden in der Regel verwendet, wenn im Rahmen einer Wareneingangskontrolle Qualitätsmängel festgestellt werden, die eine Verwendung unmöglich machen und die Lieferung deswegen zurückgeschickt werden muss.

Verbuchen Lieferscheine

Verbucht die freigegebenen Beistell- und Retourenlieferscheine. Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit, eine Verbuchung zurückzustellen oder einen Lieferschein zu löschen.

Beleginformationen

Dieses Programm informiert Sie über den Status Bestellungen. Mit Hilfe von Filtern können Sie die Bestellungen nach Artikelgruppe, Artikelnummer, Belegnummer, Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger auswählen.

In übersichtlichen Registern werden folgende Informationen angezeigt:

Bestellobligo

Dieses Programm erstellt eine EXCEL -Tabelle mit einer wertmäßigen Darstellung der offenen Bestellwerte.

Fälligkeiten

Dieses Programm informiert Sie über fällige Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferungen. Mit Hilfe des Kontextmenüs können Sie Detailinformationen abrufen und Lieferanmahnungen an den Lieferanten versenden. Das Fenster kann beim Start automatisch geöffnet werden und aktualisiert sich alle 60 Sekunden.

Terminübersicht

Dieses Programm stellt die offenen Bestellmengen für jeden Artikel in einem Terminraster dar und eignet sich damit besonders für Produktionsmaterial, das regelmäßig bestellt wird. Sie sehen in der Tabelle auf einen Blick, in welchen Wochen Lieferungen zu erwarten sind und können das Ergebnis als Liste ausdrucken.

Wareneingangsinformationen

Dieses Programm stellt die tabellarische Wareneingangshistorie in absteigender Reihenfolge dar. Der aktuellste Wareneingang steht also an erster Stelle. Sie können das Programm nutzen, um sich über die Prüfergebnisse der Wareneingangsprüfung zu informieren, das Wareneingangsjournal zu drucken oder den Druck des Warenanhängers zu wiederholen.

Grafische Auswertungen

Bestellstatistik und Wareneingangsstatistik

Dieses Programm erstellt eine EXCEL®-Tabelle mit mengen- und wertmäßige Lieferantenstatistik nach Geschäftsjahren.

  1. Anzahl Bestellungen
  2. Bestellmenge
  3. Bestellmenge
  4. Bestellwert
  5. Lieferungen
  6. Liefermenge
  7. Liefermenge
  8. Lieferwert

Preisspiegel

Dieses Programm unterstützt Sie bei der Auswahl des günstigen Lieferanten aufgrund der von Ihnen erfassten Angebote.

Unbeantwortete Anfragen

Dieses Programm erstellt eine Liste der Anfragen, die vom Lieferanten noch nicht beantwortet wurden.

Unbestätigte Bestellungen

Dieses Programm erstellt eine Liste der Bestellungen, für die noch keine Auftragsbestätigung des Lieferanten vorliegt.

Wareneingangsjournal

Dieses Programm erstellt eine Liste mit allen Wareneingängen innerhalb des gewählten Zeitraums.

Formulare in der Zusammenfassung

Weitere Links

Lieferumfang

Produktfamilie

Schnittstellen